Waser Büro Online Shop

Waschbüro Online Shop

Die Waser Bürocenter AG in der Kategorie Schreibwaren und Bürobedarf. BÃ??robedarf, AusrÃ?stung und Verbrauchsmaterial des groÃ?

en Schweizer BÃ?rospezialisten. Die Firma WASER ist ein Großhandelsunternehmen für Schreibwaren und Bürobedarf.

Waschbürocenter AG: Online-Shop mit direktem ERP-Anschluss

WASER OFFICE CENTER AG ist ein Handelshaus, das sich auf die Direktbelieferung von Bürobedarf, PC- und Druckzubehör für Firmen mit oder ohne Outsourcing-Konzept ausrichtet. Waser setzt seit Jahren auf eine Wertschöpfungsstrategie. Wichtige Instrumente zur Realisierung dieser Zielsetzung sind der Online-Shop, in dem die individuellen Dienstleistungen dargestellt und dem Verbraucher im Sinn eines "One-stop-shopping" zur Verfuegung stehen.

Diese ist über eine Integrations-Plattform mit dem ERP-System verknüpft, so dass alle wichtigen Informationen fast in Realzeit verfügbar sind. Vor 160 Jahren wurde die Waser Office Center AG als Büchbinderei Waser ins Leben gerufen. Sie hat sich in den vergangenen 20 Jahren intensiv auf das direkte Büroartikelgeschäft konzentriert, das rund 60% des Konzernumsatzes ausmacht.

Hinzu kommen Waser Shops, die als Schreibwarenläden im Einzelhandel agieren, Waser Sprachkommunikation, die sich auf den Vertrieb und die Betreuung von elektronischen Diktier- und Notizanwendungen konzentriert, und Waser Promo für den Bereich professionelle Werbe- und Promotionartikel. Die Waser Group erwirtschaftet nach der Akquisition der Beat Aepli AG im Jahr 2004 mit rund 190 Mitarbeitenden einen Jahresumsatz von über 70 Mia. Schweizer Franken.

Industrie, Produkte und Zielgruppen Waser ist ein Handelshaus mit Fokus auf den schweizerischen Markt für Bürobedarf und Computerzubehör. Bei der angenommenen Warenqualität ist der Produktpreis für den Verbraucher ein wesentliches Entscheidkriterium. Schon seit Jahren setzt Waser auf eine auf Wertschöpfung für den Verbraucher ausgerichtete Unternehmensstrategie, bei der die einzelnen Bedürfnisse des Verbrauchers so umfassend wie möglich erfüllt werden.

Ziel ist die Zielerreichung der Performance-Führerschaft in dem Sinn, dass die Kundinnen und -kundinnen neben der Beschaffung von Bürobedarf und Computerzubehör auch von individuellen Logistikdienstleistungen und standardisierten Bestellabläufen profitieren können. Bei den Waserläden in Basel (Papyrus), Bern (Kollbrunner) und Zürich kann ein Grossteil des Sortiments auch vorort erprobt und gekauft werden.

Wertorientiert wählen die Kundinnen und -kundinnen die Variante mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis beim Erwerb einer Providerleistung[Stokburger/Pufahl 2002]. Mit einem 2001 mit der Antalis AG vereinbarten Joint Venture können ausgewählte Großkunden den Bestellprozess für C-Artikel vereinfachen. Sie können nun sowohl Waser- als auch Antalis-Artikel in einer einzelnen Reihenfolge bestellen.

Der Auftragssplit zwischen Waser und Antalis erfolgt im "Hintergrund" und ist für den Auftraggeber nicht ersichtlich. Einen weiteren Pluspunkt bietet die Tatsache, dass die georderten Produkte von Antalis gemeinschaftlich geliefert werden. In der Schweiz konnten wir als schweizerischer Kooperationspartner von Corporate Express, einem der weltweit führenden Office Management Gesellschaften, eine wachsende Zahl von internationalen Firmen mit Hauptsitz in der Schweiz gewinnen.

Damit wird aus Kundensicht nicht nur der Bestellvorgang standardisiert, sondern auch das weltweite Beschaffungskostencontrolling erleichtert. Doch auch für die nationalen Abnehmer bestehen Vorzüge, z.B. durch die Erweiterung der Produktpalette und die günstigen Preisgestaltung durch bessere Einstandsbedingungen. Die strategischen Erfolgfaktoren von Waser bestehen darüber hinaus in der Fähigkeit, kundenspezifische Produktpaletten zu entwerfen und zusammen mit Drittprodukten in einem durchgängigen Auftragsprozess anzubieten.

Damit ist das Online-Shop-Konzept ein wesentliches Werkzeug zur Realisierung der Konzernstrategie. Diese Einsicht wird im nachfolgenden Auszug aus dem Konzernleitbild, das den Handlungsrahmen für die oben dargestellte Taktik bildet, ausdrücklich berücksichtigt: Hochmotivierte Mitarbeiter, einwandfreier Service und neueste Technik gewinnen die besten Kundinnen und Servicebereiche mit höchster Qualität - und halten sie langfristig.

Der Kunde ist unser wahrer Chef. Die Realisierung eines Internet-basierten Online-Shops erfolgte unmittelbar aus der Konzernstrategie heraus. Allerdings bedeutet eine große Anzahl von Anbietern mit verschiedenen Verfahren zur C-Artikelbestellung einen erheblichen Arbeitsaufwand in der Auftragsabwicklung. Durch die Nutzung eines Online-Shops kann dies deutlich verringert werden.

Die Waser Online-Shop ist seit Oktober 2001 im Produktivbetrieb. Die Wichtigkeit des E-Business in der Konzernstrategie Waser weist bereits im Unternehmensleitbild ausdrücklich darauf hin, dass die Informatik ein wesentliches Werkzeug zur Zielerreichung ist, da sie die Ausgestaltung von kundenbezogenen Geschäftsprozessen mitgestaltet ("Design") (vgl. Kapitel 1). Im Hinblick auf internetbasierte Auskunftssysteme spiegelt sich ihre große Wichtigkeit auch darin wider, dass heute mehr als 70% aller Kundenbestellungen entweder über den unternehmenseigenen Online-Shop oder über direkte Verbindungen zu einem beim Endkunden realisierten Multi-Supplier-Shop bearbeitet werden.

Das Zusammenwirken von ERPSystem und Online-Shop Waser war zunächst von Bedeutung, um sowohl den Online-Shop als auch das ERPSystem vom gleichen Software-Dienstleister gestalten und umsetzen zu lasen. Nachdem das ERPSystem i/2 der Firma WASER seit 1993 bei der Firma WASER im Einsatz ist, sollte der Online-Shop in dieses Gesamtsystem eingebunden werden. Auf diese Weise können die für die Shop-Nutzer wichtigen Informationen in der ERP-Datenbank zur Verfügung gestellt werden.

Sie kann in diesem Zusammenhang als web-basierte Bedienoberfläche für das i/2-System verstanden werden, die eine Teilmenge von Funktionen zum Suchen, Auswählen und Ordnen von Elementen enthält. Projektpartner Das Vorhaben wurde von Anfang an mit der Firma Glattbrugg ZH, einem langjährig tätigen Projektpartner der Firma Glattbrugg AG, konzipiert und realisiert. Weder eine öffentliche Ausschreibung noch eine Bewertung von alternativen Partnern oder Softwareprodukten wurde durchgeführt.

Stattdessen wurden auch die zu verwendenden Software-Komponenten gemeinsam mit dem Kooperationspartner festgelegt. Für Waser ist die Firma ein bedeutender Vertriebspartner. Der Betrieb und die Wartung der Anlagen erfolgt durch Waser selbst. Mit dem Online-Shop von Waser wird ein unverzichtbares Werkzeug zur Realisierung der Konzernstrategie geschaffen. Es vereinfacht dem Auftraggeber die Bearbeitung von Bestellungen für C-Artikel verschiedener Anbieter und bringt so einen spürbaren Mehrnutzen.

Betriebswirtschaftliche Sicht Basis für die Nutzung des Online-Shops mit dem Verbraucher ist eine Einkaufsphilosophie, in der jeder berechtigte Mitarbeiter direkt bestellen kann. Darüber hinaus wird bestimmt, welche Sortimente von Drittanbietern von welchen Anbietern geführt werden sollen und welche eigenen Produkte, z.B. Schreibwaren, Verarbeitung von Visitenkartenbestellungen oder elektronischen Formularen, auch über den Online-Shop abgewickelt werden sollen.

Operativ deckt das autorisierte Personal des Auftraggebers seinen Wunsch unmittelbar über den Online-Shop. In der Verantwortlichkeit von Waser werden die georderten Waserartikel weitestgehend automatisiert von den Produkten aus anderen Sortimenten separiert. Diese werden an den Geschäftspartner weitergeleitet, während für die Waschartikel eine Bestellanforderung angestoßen wird. Der Versand der Bestellartikel geschieht selbständig zu dem in der Auftrag genannten Termin.

Abrechnung und Auslieferung erfolgen gesondert, d.h. beide Gesellschafter und Waser fakturieren ihre Lieferungen separat unter der gleichen Auftragsnummer. Der Online-Shop bietet auch Informationen zur Kontrolle und Bewertung des Warenverbrauchs. Wenn sich der Wertschöpfungsbeitrag aus Sicht des Kunden auf die Optimierung des Bestellprozesses und des Beschaffungscontrollings beschränkten, wird das Joint Venture mit der Antalis AG weitere potenzielle Vorteile erschließen.

Letzteres können z.B. Kundenproduktkataloge oder Briefköpfe mit vorgedruckten Kundenlogos und Anschriften der entsprechenden Niederlassung sein. Auch hier erfolgt, wie bei dem oben beschriebenen Prozess, die Ablage der Auftragspositionen nach der Eingabe der Auftrag im Online-Shop. Allerdings werden die bestellten Waser-Artikel nun bestellbezogen in das kundeneigene Antalis-Lager überführt.

In der Endkommissionierung und Lieferung des Gesamtauftrags wird unter der Leitung von Antalis gearbeitet (siehe Abb. 2). Neben dem erleichterten Bestellvorgang und dem optimierten Einkaufscontrolling ergeben sich daraus weitere Vorteile für den Kunden: Im Folgenden wird der Ablauf der Artikelbestellung über den Online-Shop und der Lieferung an den Endkunden über den Joint Venture-Partner Antalis genauer untersucht.

deren Mitarbeiter die gewünschten Produkte über den Online-Shop einkauft. Beispielsweise können oft gekaufte Produkte oder Artikelkombinationen in einer beliebig wählbaren Einkaufsliste abgelegt und mit einem Klick in eine Ordnung überführt werden. Darüber hinaus werden die vorhandenen Sortimente in die Kategorien Stammsortiment, Fremdsortiment(e) und Zusatzartikel im Online-Shop eingeteilt, der für jeden Kunden individuell eingerichtet wurde[Personalisierung].

Nachdem der Auftrag abgeschlossen ist, führt das an den Auftragspositionen die Auslösung durch. Dabei werden die Sortimente von Drittanbietern an die Partnerfirmen weitergeleitet, während im ERPSystem eine Bestellanforderung für die Waschartikel angelegt und die erforderlichen Informationen aus dem ERPSystem an das Warenwirtschaftssystem ("Waser LVS") übertragen werden. Das WMS hat die Datensouveränität in bezug auf den Lagerbestand, während die Artikeldaten im ERPSystem i/2 verwaltet werden.

Durch die direkte Anbindung des Online-Shops an die i/2-System-Datenbank sind auch die im Shop dargestellten Lagerbestände mit einer maximalen Verspätung von zwei Std. auf dem neuesten Stand. Wenn es sich um einen Auftrag im Rahmen des Joint Ventures mit der Firma Anthalis handelte, wird die Auslieferung für den Shuttle der Firma Anthalis übernommen. Damit werden die Teilmengen zwei Mal am Tag aus dem Warenlager von Waser abgeholt.

Die im Auftrag enthaltene Wasserartikel werden im Antalis-Lager mit der Antalis-Ware und den kundeneigenen Artikeln zu einem Auslieferungsauftrag zusammengefasst und geliefert. Neben den Waser-Artikeln werden auch die externen Sortimente der Partner und die kundenindividuellen Zuführungen der jeweiligen Produkte geführt. Die Online-Shops greifen auf diese Datenbasis zu.

Nachdem die Bestellposition erfaßt wurde, werden die Bestellungen mit den externen Sortimenten herausgelöst und über eine Oberfläche an die jeweiligen Ansprechpartner ausgegeben. Abb. 4 zeigt ein Beispiel für den Falle, dass die Positionen Dritter Erzeugnisse des Joint Venture-Partners Antalis AG umfassen. Der Auftrag für die georderten Waschartikel wird in das ERP-System eingelesen.

Hieraus wird das zur Bestellanforderung gehörige Rüstblatt generiert und an die Waser-LVS übertragen. Der Anschluss des LVS ist eine (Eigen-)Entwicklung, die von der Firma Braisoft AG, Basel, durchgeführt wurde. Nach der Entnahme sendet es die aktuellen Bestandsmeldungen an das ERP-System zurück. Technischer Überblick Wie das ERP-System i/2 ist der Online-Shop auf einem IBM RS6000-Server mit dem Betriebsystem AIX 4.3 eingerichtet.

Der Anschluss zwischen dem i/2 und dem Waser-LVS erfolgt über eine eigene Batch-Schnittstelle. Während, wie bereits oben beschrieben, die Anbindung an Anthalis über eine XML-Schnittstelle unmittelbar im antalisischen SAP-Benutzersystem erfolgt, gibt es oft nur punktuelle Verbindungen zu anderen Anbietern, z.B. in Gestalt von automatisiert erzeugten, standardisierten Mails. Darüber hinaus wird für die Verwaltung der kundenindividuellen Webseiten des Online-Shops ein Redaktionssystem von signi. aufgesetzt.

Waser als Kunde lieferte das hausinterne Projektmanagement sowie das technische Know-how für das jeweilige Vorhaben, während die Softwarestrategie von der Firma POLINORM entworfen und umgesetzt wurde. Zur Erprobung der Bedienerfreundlichkeit und Arbeitsergonomie der Prototype wurden Fremdpartner sowie Shop-Lösungen anderer Hersteller untersucht. Schließlich war ein wesentlicher Erfolg des Projekts, dass bedeutende Abnehmer bereits in einem frühen Stadium in die Produktentwicklung eingebunden wurden und ihre Wünsche weitestgehend Berücksichtigung fanden.

Unter Einbeziehung bedeutender Auftraggeber konnten sie sich auf neue Bestellvorgänge vorbereiten, die für sie während des Projekts von Vorteil waren. Softwarelösung/Programmierung Waser konnte mehrere Jahre Erfahrung in die Gestaltung des Online-Shops einbringen, da das Unternehmen bereits seit 1998 eine eigene Intershop-basierte Webshop-Lösung einsetzt. Die Einführung des Online-Shops erfolgte schrittweise.

Zunächst ging der Public Shop in Betrieb, dann wurden die Objektkunden Schritt für Schritt auf die neue Systemlösung umgestellt. Gleichzeitig mussten der komplette Shop, alle Vorlagen, das Redaktionssystem und die relevanten Bereiche der i/2-Datenbank in die französische und englische Sprache umgestellt werden. Dadurch konnten auch mehrsprachige Clients mitgerissen werden.

Inzwischen ist der Shop auch in Italienisch erhältlich. Der Online-Shop macht inzwischen einen großen Teil des Umsatzes im direkten Bürobedarfsgeschäft aus. Gleichwohl gibt es zahlreiche Kundinnen und Konsumenten, die per E-Mail, Telefax oder telefonisch zum Beispiel aus Datenschutzgründen oder aus sicherheitstechnischen Erwägungen bei uns ordern. Der Online-Shop ersetzt diese jedoch oft den gedruckten Katalog.

Während des Betriebs werden die Bedürfnisse und Bedürfnisse von Kundinnen und Anwendern sowie von Account-Managern kontinuierlich erfasst und entsprechend der Konzernstrategie ausgewertet. Ein kritischer Erfolgsfaktor des Online-Shops ist die Unabhängigkeit vom WWS. Einerseits ist die Zugänglichkeit des Ladens direkt von der Zugänglichkeit des ERP-Systems abhängig. Andererseits sind die Funktionen des ERP-Systems auch im Online-Shop realisiert.

Bei beiden Versionen müssen die Funktionalitäten kundenindividuell im ERP zur Verfügung gestellt und vom Shop aufgenommen und dargestellt werden. Waschmaschine ist der Bediener der Anlage, das Anlage wird innerbetrieblich gepflegt. Zum Aufgabenbereich des Operators gehört auch der First Level Service für Anwender und Nutzer. Als Entwicklungspartner evaluiert und implementiert die Firma Pollynorm zum einen Lösungen und zum anderen bietet sie Second Level Unterstützung für Wasser.

Die Investition in das erste Produktivrelease des Ladens belief sich auf ca. 350'000 CHF. Dazu gehörten neben der Konzepterstellung, der Programmgestaltung und dem Einsatz das Redaktionssystem zur Verwaltung von kundenspezifischen Shop-Seiten sowie die Hardwaresysteme für die Produktiv- und Testsysteme. Aufgrund vieler kundenindividueller Vorgaben, die zum Teil auch von den Auftraggebern getragen werden, sind die Betriebskosten schwer zu klassifizieren.

Neben Wartungs- und Weiterentwicklungsarbeiten am Shop- und Warenwirtschaftssystem sind oft Adaptionen an verschiedene Unternehmensprozesse erforderlich. Für Konzepte und Weiterentwicklungen zu diesem Thema sind im Durchschnitt zwischen CHF 30'000 und CHF 50'000 pro Jahr einkalkuliert. Damit wurde das zentrale Bestreben, den Bestellvorgang für den Verbraucher mit dem Online-Shop zu erleichtern und damit einen spürbaren Nutzen für den Verbraucher zu erzielbaren.

Mittlerweile benutzen alle Großkunden nahezu ausschließlich den Online-Shop. Die Kapitalrendite, die an den im Vergleich zu den Jahren zuvor über den Online-Shop abgewickelten Geschäften und den daraus resultierenden Umsätzen bemessen wird, konnte in weniger als zwei Jahren errechnet werden. Darüber hinaus haben sich viele neue Käufer für Waser als Lieferant entschlossen, vor allem wegen der Funktionalität des Online-Shops.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor des Online-Shops ist die mögliche kundenspezifische Zuordnung von Kern- und Drittanbieter-Sortimenten. Aber auch die vielfältigen Möglichkeiten der Verknüpfung von Fremdprodukten mit der ERP-Datenbank stellt Waser und seine Softwarepartner vor große Anforderungen. Regelmäßig werden neue Funktionen umgesetzt und kundenspezifisch aktiviert. Um den Kundenbedürfnissen noch besser gerecht werden zu können, wird der Online-Shop ständig umgestellt.

Künftig werden beispielsweise werksbezogene Einzelteillisten und Funktionalitäten für das Remissionsmanagement in den Shop eingebunden. Seit einiger Zeit werden auch die elektronischen Eingangsrechnungen den Verbrauchern in unterschiedlichen Formen und mit unterschiedlichen Kommunikationsmitteln zur VerfÃ?gung gestellt. In den vergangenen Jahren hat sich die Zahl der elektronischen Zahlungsarten deutlich erhöht. Die Konzeption und Umsetzung des Online-Shops hat sich in der Realität bestens bewiesen.

Dabei waren neben den ERP-Spezialisten und Mitarbeitern aus den Fachbereichen von Waser auch Web-Programmierer und Konstrukteure in das Gesamtprojekt eingebunden. Anhand des Online-Shops werden wesentliche Punkte der Waser-Konzernstrategie umgesetzt. Organisatorisch und technisch ist der starke Integrationsgrad des Ladens in das ERP-System zu betonen. Auf diese Weise werden unnötige Datenspeicherung und die Entstehung und Pflege von Interfaces zwischen dem Online-Shop und dem ERP-System erspart.

Zum anderen hat auch die kundenspezifische Ausstattung des Ladens ihren Niederschlag. Neben der Bereitstellung der Lösung ist die Einbindung der Kooperationspartner in den Online-Shop ein entscheidender Ausweg. Diese Drittanbieter-Sortimente müssen in das ERP-Datenmanagementsystem eingebunden sein, die mit dem Geschäftspartner definierten Pflegeprozesse dieser zu pflegenden Informationen sowie die dazugehörigen implementierten und gepflegten Interfaces.

Die Positionierung des Online-Shops als Orderplattform für die Verbraucher wird weiter zunehmen. Zusammen mit einem Testkunden wird es derzeit zu einem Orderportal ausgebaut, in dem neben Wasser- und Drittanbieterangeboten auch komplette Bestellvorgänge für einzelne Produkte eingebunden werden können. Waser Office Center AG (2005): Webbasierte Anwendungen - Waser Office Center AG, [http://www.waserbuero.ch/de/checked.html].

Sektor: Unternehmensgröße: Endl; Rainer (2005): Fallstudie Waser Officecenter AG: Online-Shop mit direktem ERP-Anschluss; in:

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